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      2. 重慶欣材網上采購管理制

        日期:2016-07-04  編輯:易先群

        一、總則

        ()、為在集團內全面推行網上采購,規范公司的采購工作,特制定本制度。

        ()、本制度適用于欣材集團、海通運輸及欣材集團下屬各生產經營單位的采購活動。

        二、采購原則

        ()、嚴格執行詢議價程序

        凡未通過招標確定供應商價格的物品的采購,每次采購金額在2000元以上,必須有三家以上供應商的報價供選擇,在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估,并與供應商進一步議定最終價格。

        ()、合同會簽制度

        固定資產和單批次金額在50000元以上的采購合同,必須經過有關部門如使用單位共同參與,調研匯總各方意見,經公司分管領導審核,總經理批準簽約。

        ()、職責分離

        采購人員必須參與采購物資和服務的驗收;驗收時必須填寫開箱驗收單;采購物資質量、數量、交貨等問題的解決,應由采購人員根據合同要求及有關標準進行驗收;如發生爭議,按合同約定處理解決。

        ()、一致性原則

        采購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請單位更改請購單作參考。如確因特定條件不能完全與請購單一致,經審核后,差值不得超過請購量的5%-10%

        ()、最低價搜尋原則

        采購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應商信息檔案庫,了解市場最新動態及各地區最低價格,實現性價比最優采購。

        ()、廉潔制度

        1、熱愛公司,自覺維護公司利益,努力提高采購材料質量,降低采購成本。

        2、加強學習,提高認識,增強法治觀念。

        3、廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應商伸手。

        4、嚴格按采購制度和程序辦事,自覺接受監督。

        5、工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。

        6、努力學習業務,廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。

        ()、招標采購

        凡大宗或經常使用的材料,如主、輔材料、零星且繁雜的配件物資、辦公用品等都應通過詢議價或招標的形式,由生產、質量、財務、審計、采購等相關部門或人員共同參與,定出一段時間內(一般為三個月或半年)的供應商、價格,簽訂供貨協議,以簡化采購程序,提高工作效率。

        對于價格隨市場變化較快的材料,除縮短招標間隔時限外,還應隨時隨著掌握市場行情,及時調整采購價格。

        (八)網上采購

        對于可以網上采購的配件、常耗件、辦公用品、耗材等,如果網上采購的價格低于渠道采購,應該盡量采取網上采購的方式。在選擇網上供應商時,采購人員要認真比對、選擇網上信用等級,服務評價高的商家進行采購,同時注意議定質量、價格、服務、保險等相關條件約定。

        三、采購程序

        ()、供應商的選擇和審計

        1、任何物品的采購首選生產廠家、生產廠家的旗艦店,且優先選擇網上采購模式。

        2、無論何種供應商必須證照齊全,具有生產、銷售產品的合法證件。變更供應商必須在價格、質量、服務等方面具有可信服的理由。

        3、對于大宗和經常使用的商品或服務,采購人員應較全面地了解掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售后服務等方面的情況,建立供應商檔案,做好業務記錄,會同使用單位對供應商定期進行評估和審計。

        4、固定資產及零星物資采購在選擇供應商時,必須進行詢議價程序和綜合評估, 并盡量避免中間商環節,直接與生產廠家采購(因為種種原因供應商為中間商時,應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象);供應商的報價不能作為唯一決定的因素。

        5、為保證采購物品質量的穩定,供應商也應在一定時期內相對穩定。

        6、為確保供應渠道的暢通,防止意外情況的發生,對于生產運營所必需的商品,應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨,以保證供應穩定、質量合格、價格合理。

        7、對于零星且規格繁雜,且無法進行網上采購的物資,需每年度根據部門預算計劃統計造表交采購部門,向三家以上供應商詢價,經有關部門及采購人員綜合評估后,選擇合適的供應商,簽訂特約供貨協議,定期結算。

        ()、采購程序

        1、燃油、輪胎、潤滑脂等大宗、通用材料的采購應根據集團或公司的當月生產計劃量和及時庫存制定采購計劃,并據此作出資金預算,分期采購。制定計劃時,要在保證使用單位的最低庫存基礎上,及時采購,保證生產需要。

        2、固定資產及大型生產設備的采購,由各使用單位填寫請購單,寫清采購物資的廠家、數量、規格、型號、質量標準、技術指標、制作工藝、材質、要求到貨日期等,由使用單位責任領導簽字上報分管領導批準后,交采購人員。

        3、零星物品采購,由各使用人員據實填寫采購申請單,由使用單位領導審批后交采購人員采購。

        4、生產急用或零星配件,由使用單位本著節約成本、縮短時間的原則直接就近采購,事后報采購人員備案;涉及金額達到2000元以上時,采購前必須征求采購人員意見。

        5、 采購詢價、綜合評估、會簽合同,由采購人員協調生產、財務審計、質量等使用部門共同完成,報主管領導審批。生產、財務、審計、質量等使用部門負責評價采購物品的適用性;財務部門負責預算控制、價格調查、資信調查、合同付款條款的審核、合同的事前審計和事后財務審計;法務部門負責合同條款的審查。采購部門負責合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場信息的收集;同時,與供方和生產廠家聯系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及聯系售后服務事宜。凡由采購部采購的物資,采購合同簽訂后,由采購人員將合同傳真至生產使用單位。

        6、對集團及公司所需辦公設備、辦公用品、清掃用品以及勞保用品,統一歸口進行集中采購,在貨比三家的基礎上實行網上定點采購,以取得規模采購效益,最大限度地降低采購成本。

        7、采購部門要建立<物資采購分類流水臺賬>,詳細記錄供貨單位的全稱、商品名稱、規格型號、質量標準、價格、付款條件、聯系電話及聯系人等情況,隨時備查。對于單位金額達2000元以上的采購物品,還要建立質量跟蹤臺賬,跟蹤其使用情況,以保證采購質量。

        8、各使用單位負責本單位采購計劃匯總、接貨、記錄,接收報告的出具,并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數上報至采購部。

        9、采購人員每月26日必須按照使用單位、采購物品種類等編制當月采購月報表,分析采購數據,并進行對比分析后,分別上報主管領導、集團領導,同時報送各使用單位責任人。

        四、網上采購管理

        1、為最大限度的節約成本,要大力推廣網上采購模式,凡是能夠在網上采購的,必須優先選擇網上采購。

        2、選擇網上供應商時也必須遵循貨比三家的原則,至少選擇三個信譽良好、售后有保障的同類供應商進行選擇、比較。如果有生產廠家的旗艦店,在同等條件下優先選擇生產廠家的旗艦店。在選擇網絡采購平臺時,優先選擇規模大、信譽高的平臺,如淘寶、阿里巴巴、京東商城、機械設備采購網等。

        3、網上采購一律選擇貨到付款,或者遵循網上購物的通用付款模式在確認收貨后再付款。

        4、網上采購一律要求供應方隨物品提供增值稅發票,在驗收時沒有附帶正規發票的,一律不得付款。

        5、采購金額在5000元以上或成套物品在10套以上的,要以網絡傳真、電子郵件等方式同供應方商定采購合同,明確雙方的權利和義務,尤其是供應方的質量保證;不足5000元,在確定采購前也要同對方商定質量保證和售后服務、退貨、換貨等條件,并保存商談記錄,以作查證。

        6、網購產品只有在申購單位確認安裝或使用沒有問題后才能確認收貨、付款。沒有使用單位確認的,采購人員不得私自確認收貨、付款。

        7、網上采購要選擇適當的快遞渠道,盡量保證送貨上門。

        8、采購人員對于經常采購的物品,要保持經常在網上搜尋供應價格,頻率不低于每天一次。對于價格更低的供應渠道,要積極接觸,如果質量、售后、使用安全等方面確無問題的,要及時更換供應商。

        五、審計監督

        1、采購全過程進行財務監督和審計。

        2、在采購招標、采購詢議價、合同簽訂和采購結算過程中,除有生產、質量、使用單位及相關領導參與外,財務審計部門要全程參與,主要負責材料價格的核查、合同條款的審核和財務支付的事前事后審計。

        3、采購人員要自覺接受財務審計部門對采購活動的監督和質詢。

            4、對采購人員在采購過程發生的違犯廉潔制度的行為,審計部門將有權報公司領導對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議,直至追究法律責任。
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